A implantação de um ERP é um projeto estratégico que transforma a gestão de empresas.
Com o acompanhamento de uma equipe especializada e boas práticas, torna-se eficiente, garantindo adaptação rápida das equipes e maximização dos benefícios.
Descubra mais nesta leitura!
A importância do ERP na automação de processos
ERP (Enterprise Resource Planning) é um sistema de gestão que otimiza e automatiza processos, impulsionando a eficiência operacional.
E as motivações vão desde a redução de custos, crescimento operacional, atualização tecnológica, impulsionamento às novas tecnologias, entre outras.
Um exemplo é a Calfran, que, buscando crescimento, implantou o ERP Evolutize, integrando da engenharia de produto à contabilidade.
“A empresa vai crescendo e vai exigindo cada vez mais com que você tenha agilidade, qualidade e precisão nas informações”.
Veja como foi a implantação do ERP Evolutize na Calfran:
Mas, o que é essa implantação do ERP e como fazer?
Antes da ferramenta começar a funcionar, é preciso fazer a implantação dela. Ou seja, instalar e personalizar o sistema que será usado. O que inclui:
- Adoção dos usuários;
- Alinhamento de processos;
- Qualidade de dados;
- Adequação à empresa.
A Oracle lembra que a ação pode ser para substituir uma solução atual, adicionar recursos ou ser um novo sistema que vai revolucionar os processos internos.
Como validar a implementação?
A Oracle também responde essa pergunta ao dizer que o sucesso pode ser mensurado por:
- Compreensão das expectativas do usuário;
- Requisitos de negócio;
- Orçamentos e cronogramas de projetos.
Ou seja, “não é apenas entender os aspectos técnicos da nova solução de ERP, mas também navegar pelos aspectos comerciais e culturais durante a implementação”.
Sendo assim, de que forma deve-se fazer a implantação de um ERP?
Um erro comum é achar que basta ter uma equipe de projetos por trás e iniciar a atividade.
Essa equipe é importantíssima, de fato.
Porém, é preciso tomar vários cuidados na garantia de um processo de sucesso, o que vai da escolha da nova solução aos treinamentos.
Na imagem abaixo, você acessa um e-book gratuito que cita as melhores dicas visando a implementação de sucesso, acesse:
Agora, se você quer saber o que é preciso para ter um processo que não fique “travando” seu cronograma e interrompendo suas atividades, continue lendo.
O que fazer para ter mais agilidade na implantação?
Como está no e-book citado, a implantação de um sistema ERP considera processos, parceiros, negociações, escopo técnico, transferências de dados e outros cuidados.
Entre tantas etapas, existem alguns passos que tornam essa experiência mais positiva, agilizando o processo sem que se perca a qualidade dele. Confira esses passos!
1 - Conheça todas as etapas da implantação do ERP
As etapas da implantação do ERP podem variar conforme o escopo e as preferências dos clientes. De todo modo, se faz necessário o conhecimento sobre elas.
Geralmente, elas se dividem em:
- Planejamento;
- Projeto;
- Equipe;
- Desenho;
- Implementação.
E, nesse cenário, ainda podemos considerar a importância da comunicação em cada nova atualização sobre o processo, visando o reconhecimento e conscientização interna.
2 - Humanize todas as etapas do processo
A humanização deve fazer parte de todo o projeto porque cada pessoa tem uma forma de aprender. E é imprescindível que cada usuário tenha conhecimento na execução das ações.
Logo, uma saída bastante comum é desenvolver listas de tarefas e, principalmente, treinamentos relacionados a elas. Veja a importância disso em várias áreas:
- Projetos: conhecimento sobre o software para adaptar aos processos internos;
- TI: a equipe deve saber como manter o sistema em perfeito funcionamento;
- Negócios: aprender sobre o funcionamento e as funcionalidades do ERP.
Além disso, recomenda-se a possibilidade de treinamentos periódicos, a fim de manter um padrão de conhecimento técnico aos novos colaboradores da empresa.
3 - Tenha uma programação realista das horas de trabalho
A previsão das horas de trabalho pode parecer estranha no começo, porém, resulta em análises assustadoras durante o projeto. Logo, se faz superinteressante!
Em cada fase, tenha execuções e tarefas com responsáveis. Ao mesmo tempo, defina um cronograma, evitando que o escopo saia do controle.
É importante que essa programação seja realista, a partir da disponibilidade de cada profissional e dos prazos desejados.
Durante esse percurso, algumas decisões podem incluir:
- Redução do escopo;
- Aumento do prazo da data;
- Adição de mais recursos;
- Divisão do projeto em novas fases.
Aqui, nota-se a importância de ter uma gestão ativa e analítica no processo de seleção e implementação do software.
Afinal, ERP não é apenas um programa de computador!
4 - Faça a integração com outros sistemas parceiros
A integração é uma atividade da configuração na implantação do ERP muito decisiva na agilidade desse processo porque se conecta a soluções de parceiros.
Entre eles, Magazord, IntegraFácil, Microsoft, Evne Sistemas, HF Agro, GeneXus, DCX, Sull Tecnologia, Vedois, Cubus Soluções… Veja a lista completa de parceiros da Evolutize.
Com isso, além de preservar investimentos, pode otimizar o tempo de trabalho ao migrar dados, aplicar extensões e gerar relatórios.
As áreas mais beneficiadas são:
- Business Intelligence;
- SCM (Gestão da Cadeia de Suprimentos) e processo de produção;
- Gestão de Manutenção;
- CRM (Gestão do Relacionamento com o Cliente);
- Outras: financeira, contabilidade e Recursos Humanos.
As novas tecnologias e Machine Learning permitem oportunidades reais de redefinir os setores da sua empresa, melhorando a eficiência dos negócios.
5 - Invista em um projeto-piloto
O projeto-piloto acontece antes do início da operação e funciona como um teste. A ideia é garantir que os processos sejam adequados às necessidades atuais.
De que forma acontece essa simulação ou teste?
Por alguns dias ou semanas, o parceiro instala um software piloto para que as funções sejam usadas no dia a dia.
É comum que, durante esses momentos, as empresas já notem o ganho expressivo em tempo de trabalho, principalmente, com ferramentas que automatizam tarefas.
O pós-implantação do ERP também importa
A escolha de uma parceira confiável importa em todas as etapas do processo, inclusive, na implantação. Até porque o sistema será usado continuamente, todos os dias.
Então, o contato não deve terminar após a instalação e configuração. Se você é gestor sabe que após um novo programa é preciso desempenhar papéis com:
- Monitoramento e mensuração de resultados;
- Revisão de projetos, tarefas e atividades;
- Treinamentos contínuos com profissionais;
- Conversas sobre tendências e inovações;
- Possibilidades de adaptação e alterações, etc.
Por isso, é fundamental que se tenha transparência e humanização em todas as etapas.
A Evolutize é pioneira em software de gestão, com uma solução 100% web. A implementação do ERP pode acontecer em estruturas on-premises ou em cloud.
Garante uma operação eficiente e conte com quem entende do assunto.
Essa experiência faz a diferença do início ao fim, inclusive, em uma implantação mais ágil do sistema.
